Intern Reglement – Olympia Smart Sport

Dit intern reglement is van toepassing op alle leden, trainers, ouders, vrijwilligers en bezoekers van Olympia Smart Sport. Het doel van dit reglement is om de werking van de club vlot, veilig en sportief te laten verlopen. Bij inschrijving verklaart elk lid (en diens wettelijke vertegenwoordiger) zich akkoord met deze afspraken.

1. Lidmaatschap en Inschrijving

• Aansluiting: Een sportief seizoen loopt van oktober tot september. Men is pas officieel lid en verzekerd zodra het lidgeld volledig is betaald en de inschrijvingsdocumenten zijn ingediend. Indien je problemen hebt het lidgeld in 1 keer te betalen kan je contact opnemen via info@olympiasmartsport.be en dan zoeken we samen met onze partners naar een oplossing.

• Proeftrainingen: Geïnteresseerden hebben recht op 3 gratis proeftrainingen alvorens definitief te betalen. Wel vragen we de inschrijvingsdocumenten reeds in te vullen.

• Uitschrijving: Beëindiging van het lidmaatschap dient schriftelijk te gebeuren via het secretariaat. Er vindt in principe geen restitutie van het lidgeld plaats.

2. Trainingen en Wedstrijden

• Stiptheid: Atleten worden geacht tijdig aanwezig te zijn voor de training (5 à 10 minuten voor aanvang), zodat de sessie gezamenlijk kan starten.

• Afwezigheid: Kan je eens niet komen trainen (of heb je hier simpelweg geen zin in), dan is dit geen probleem. 

• Kledij: Tijdens trainingen dragen atleten aangepaste sportkledij en geschikte loopschoenen. Tijdens officiële wedstrijden is het dragen van de officiële clubuitrusting (clubtruitje/-singlet) verplicht.

• Wedstrijddeelname: De club stimuleert deelname aan wedstrijden als essentieel onderdeel van het leerproces en de teamgeest. 

3. Veiligheid en Gebruik van Accommodatie

• Toegang tot het materiaalkot: Het materiaalkot mag enkel betreden worden onder toezicht van een trainer of bestuurslid.

• Materiaal: Al het clubmateriaal (horden, speren, kogels, matten, etc.) wordt met zorg behandeld. Na de training helpt iedereen mee om het materiaal netjes op te ruimen. Beschadigingen worden direct gemeld aan de trainer.

• Veiligheid tijdens werpnummers: Bij de werpnummers (kogel, discus, speer,...) geldt een strikte veiligheidsprocedure. Er wordt pas geworpen of materiaal opgehaald ná de uitdrukkelijke toestemming van de trainer.

• Waardevolle voorwerpen: De club is niet verantwoordelijk voor diefstal, verlies of beschadiging van persoonlijke bezittingen in de kleedkamers of op de baan. Laat waardevolle spullen thuis.

4. Ouders en Toeschouwers

• Langs de zijlijn: Ouders en supporters zijn van harte welkom om te supporteren, maar verblijven buiten de atletiekbaan (achter de omheining). Dit is noodzakelijk voor de veiligheid en om de trainers hun werk te laten doen. Wil je graag actief meehelpen met de trainingen dan kan je dit aan de trainer laten weten.

• Ophaalplicht: Ouders van minderjarige atleten (vooral kangoeroes t.e.m. miniemen) zorgen ervoor dat hun kinderen na de training tijdig worden opgehaald. De trainers zijn na het officiële einduur niet meer verantwoordelijk voor het toezicht.

5. Integriteit, Gedrag en Privacy

• Gedragscode: Olympia Smart Sport hanteert een nultolerantiebeleid voor pesten, discriminatie, verbaal of fysiek geweld en grensoverschrijdend gedrag. Alle leden en betrokkenen dienen zich strikt te houden aan de apart vastgelegde Gedragscode van de club.

• Aanspreekpersoon Integriteit (API): De club beschikt over een API bij wie leden en ouders terechtkunnen met meldingen of zorgen omtrent integriteit. Je kan onze vertrouwenspersonen aanspreken tijdens de trainingen of via vertrouwenspersoon@olympiasmartsport.be

• Privacy: De verwerking van persoonsgegevens en het gebruik van beeldmateriaal (foto's/video's) gebeurt volledig conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR), zoals beschreven in onze officiële Privacyverklaring.

6. Sancties en Betwistingen

• Maatregelen: Bij het niet naleven van dit reglement of de gedragscode kan het bestuur passende maatregelen nemen. Dit kan variëren van een formele waarschuwing of tijdelijke schorsing van trainingen/wedstrijden, tot definitieve uitsluiting uit de club.

• Beslissingsrecht: In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het dagelijks bestuur van de club.